Confira aqui 4 dicas práticas e bem sucedidas para otimizar o controle de tarefas na sua empresa. Essas medidas impactam diretamente os indicadores. Entenda
Você já deve ter escutado: tempo vale dinheiro. E na sua organização o tempo que colaboradores demoram para concluir tarefas é essencial para a lucratividade. Daí a importância do controle de tarefas.
Além disso, ao organizar os processos de trabalho, você melhora a qualidade de vida dos funcionários. Afinal, grande parte do estresse causado no escritório é devido à falta de organização.
Então confira 4 dicas para sua empresa controlar tarefas eficientemente!
A melhor forma de manter sua equipe focada é evitar que fique com as mãos abanando. Estabelece uma pauta toda manhã para cada funcionário. Assim, quando chegar no escritório ele já sabe o que fazer.
É importante porém manter um senso de autonomia na equipe, então deixe a critério deles a ordem de prioridade e a forma como executar cada tarefa. Essa é uma ótima técnica de gestão e controle de tarefas.
Seus colaboradores têm dificuldades estabelecendo prioridades? Veja a dica seguinte!
Às vezes, a falta de produtividade ocorre quando colaboradores não sabem nem por onde começar. É normal que uma equipe precise realizar diversas tarefas em apenas um dia. Ee sem um senso de prioridade perde-se muito tempo tentando se organizar.
Uma regra útil é a dos “2 minutos” do Steve Olenski. Se for uma tarefa que demore menos que dois minutos, peça para seus funcionários fazerem logo. Isso inclui enviar e-mails, fazer telefonemas ou até esvaziar uma lixeira na cantina. O objetivo é evitar a procrastinação de coisas pequenas.
Já para as tarefas grandes, priorize por “maiores resultados com o menor esforço”. Claro que isso é subjetivo, mas assim cada colaborador pode estabelecer conforme os seus critérios o que fazer primeiro.
Também evite fazer solicitações “relâmpago” para sua equipe. Essas são tarefas urgentes e não planejadas que precisam ser feitas na hora. Geralmente diminuem a produtividade pois geram estresse.
→ [BLOG] 4 dicas de gestão de tempo: faça tudo que planeja!
As reuniões podem ser mais improdutivas que benéficas para sua organização. Empresas tradicionais sofrem com reuniões delongadas, que podem demorar mais que uma hora e não chegar a conclusão nenhuma.
Por isso, evite realizar reuniões o máximo possível. Mas quando precisar, estabeleça planejamento e metas. E faça as reuniões de pé – isso evita que as pessoas se enrolem e mantém o foco no que está sendo discutido.
Estabeleça na sua empresa uma ferramenta de gestão para todos os colaboradores. Pode ser o Trello, que permite a divisão de tarefas em etapas ou até o Asana, na qual funcionários podem listar o que precisam realizar.
Essas ferramentas permitem que cada equipe se organize e que os supervisores e gerentes acompanhem o andamento do trabalho a cada dia na empresa. Também evitam que tarefas menos importantes caem no esquecimento, pois estão todas registradas no software.
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