Problemas de comunicação são a causa dos maiores conflitos em empresas, o que pode desencadear perdas irreparáveis. Garanta pequenas práticas que fazem toda a diferença na comunicação empresarial.
Falhas de comunicação no trabalho prejudicam todo o funcionamento de uma organização. Tarefas não são cumpridas, colaboradores se desentendem e até o bem-estar é prejudicado.
Para solucionar isso, é bom saber quais são os problemas mais comuns. Então confira abaixo 4 falhas de comunicação – junto com as soluções!
A maioria dos escritórios sofre quando canais de comunicação são mal utilizados. Mensagens importantes podem sumir na caixa de entrada, comunicados urgentes são dados por redes pessoais – ou até um “avisa fulano…” que é mal interpretado quando chega no receptor final.
A falta de gerenciamento faz com que a comunicação no trabalho fique caótica, já que cada funcionário dá recados da forma que bem entender. Isso gera atrito, além de ineficiência – imagine um convite para uma reunião dada por Whatsapp, que se perde na multidão de mensagens em poucos minutos. Muitos nem fiquem sabendo.
Estabeleça regras para cada ferramenta de acordo com o tipo de mensagem. Emails podem ser usados para comunicados gerais, mas não para mensagens urgentes. Canais corporativos, como o Slack, podem ser usados para brainstorming ou mensagens informais, mas devem ser evitados para reuniões.
Alguns gerentes estabelecem vários canais na organização, cada uma com uma finalidade. O objetivo é facilitar para todos o que esperar de cada ferramenta e quando deve ser usado.
Um dos maiores males de uma empresa: os cochichos nos corredores, a boataria e o tempo perdido compartilhando difamações. Além de provocar descrença entre os empregados, as fofocas diminuem a produtividade já que o tempo é utilizado para discutir a vida pessoal e não a carreira e missão da empresa.
Crie um manual de comportamento para a organização e distribua entre os funcionários. Cite exemplos de bons costumes entre funcionários e enfatize os prejuízos da fofoca.
Outra forma de lidar com a situação é criar uma ouvidoria na empresa, na qual funcionários que se sintam alvos de fofoca podem procurar o RH para lidar com o problema.
Reuniões não são agradáveis quando alguns falam muito e outros falam pouco. Também existem funcionários que se preocupam tanto com a resposta que darão, que nem prestam atenção no que o outro está falando agora.
Interrupções não são agradáveis e podem constranger os tímidos, que optam por só escutar apesar de terem boas ideias para compartilhar.
Estabeleça regras para a reunião como alguém responsável pelo briefing e um tempo fixo para chegar numa conclusão. De preferência, faça as reuniões em uma mesa redonda, pois isso incentiva a conversa mútua em vez de todos escutarem somente o “líder”. Essa é uma dinâmica muito fundamental para comunicação no trabalho em diversos contextos.
Também é possível estabelecer uma ordem para cada um falar, pois assim todos terão sua voz escutada. Não permita que as pessoas sejam interrompidas enquanto falam, pois isso gera desconforto.
Muitos colaboradores só fazem o que é solicitado, mas sem calcular o tempo necessário e urgência de cada tarefa. Caso isso não seja comunicado efetivamente, tarefas importantes são deixadas de lado para uma tarefa rotineira. Isso pode prejudicar drasticamente a lucratividade de uma empresa e adiar a entrega de produtos ou realização de projetos.
Toda segunda, defina quais são as prioridades para cada equipe. Assim, os supervisores ficam cientes do que é mais importante e delegam para seus membros o que deve ser feito primeiro.
No caso de uma empresa pequena, é possível fazer uma reunião no começo da manhã para determinar prioridades e o que deve ser feito por cada colaborador.
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