Neste artigo exploramos o cálculo de produtividade em empresas e também estratégias para aumentar a produtividade das equipes. Confira!
O cálculo de produtividade mede em quanto tempo e com qual quantia de recursos a empresa costuma executar certa atividade. Essa atividade pode ser o serviço oferecido aos clientes finais ou etapas dos procedimentos internos.
Produtividade significa “taxa de produção física obtida num determinado período de tempo, considerando-se o fator utilizado: terra, trabalho ou capital” segundo o dicionário Michaelis.
No dicionário é complicado, mas na prática é “quanto rende seu investimento?” Uma organização produtiva é aquela na qual se gasta menos para alcançar os melhores resultados. Seja em vendas, prestação de serviços ou até em atingir metas sociais, como o caso das ONGs.
Descubra abaixo como calcular a produtividade a ainda como melhorá-la na sua empresa!
É através desse cálculo que a empresa tem o conhecimento da quantia exata gasta na fabricação de um determinado volume de produtos. Uma empresa produtiva é aquela que consegue gerar o maior número de produtos e/ou serviços de qualidade em um curto período e com os gastos reduzidos.
Um ponto muito importante é entender quem são os seus clientes para, em seguida, determinar o que eles valorizam em seus produtos e serviços. Eles são os seus diferenciais competitivos, o que agrega valor à empresa.
Faça uma análise para saber em que parte do processo interno isso pode ser examinado. Assim, defina as grandezas a serem medidas, como os resultados que saem e recursos que entram. Por fim, analise a relação entre elas para fazer o cálculo de produtividade.
Não adianta definir índices de produtividade sem estabelecer um objetivo específico. Leve em conta que os índices são inversamente proporcionais. Por exemplo: se os clientes valorizam o tempo médio por atendimento ao cliente, uma sugestão é fazer o cálculo da seguinte forma:
Índice de produtividade = número de clientes atendidos / horas trabalhadas no período
A qualidade do atendimento não pode ser deixada de lado visando apenas ampliar a velocidade do atendimento. Quanto mais for produzido, com menos recursos, maior será a produtividade do seu negócio.
Mas sempre leve em conta a qualidade, que não deve ser perdida. Afinal, uma grande produção com problemas de qualidade não torna, necessariamente, uma empresa produtiva.
Essa conta pode ajudar no dia a dia do seu negócio, mensurando em quanto tempo e com quanto dinheiro suas atividades são realizadas. Com o cálculo de produtividade a empresa pode elaborar medidas para melhorar ou criar melhores condições para seu crescimento.
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Agora, veja como fazer na prática:
A forma mais fácil de aprender o cálculo é pensar “como o lucro é gerado?” Lucro é o que sobra depois de todos os custos.
Nesse caso, o custo do trabalho pode ser uma série de fatores, desde tributação até terceiros. Mas para deixar o cálculo simples, se preocupe com o custo dos funcionários. Afinal, são pagos por hora, certo?
Então o cálculo de produtividade é assim:
Receita em vendas / horas de trabalho = produtividade do trabalho
Veja um exemplo: uma loja de calçados obteve com vendas R$ 15 mil em uma semana com três funcionários. Cada um tem uma jornada de oito horas de segunda a sexta. Isso significa 40 horas por semana por colaborador – isso soma 120 horas de trabalho na empresa pelos 3 funcionários.
20 mil / 40*3 = R$ 166 por hora
Com o cálculo, é possível ver que cada hora a empresa gera R$ 166,00. Nada mal para uma loja de calçados!
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Receita em vendas / número de funcionários = produtividade por colaborador
Vamos manter o mesmo exemplo da loja de calçados:
20 mil/ 3 = R$ 6,6 mil
Os cálculos acima mostram quanto a sua empresa fatura por hora e por cada funcionário. Mas, produtividade só pode ser realmente compreendida se comparado com um padrão ideal. Quantas horas são necessárias para uma venda ser considerada “produtiva”?
Não existe nenhuma fórmula mágica para saber isso, mas existem pistas. Pesquisas de mercado, relatórios e análises de concorrentes podem revelar o indicador que precisa para medir eficiência.
Quando encontrar, existe uma fórmula para testá-lo:
Padrão de horas para um projeto/ horas realmente trabalhadas *100 = eficiência
Voltando ao exemplo da loja de calçados: o gerente considera que 2 horas para cada venda é o ideal para a produtividade. Entretanto, os funcionários demoraram em média 3 horas para concretizar uma venda. Logo:
⅔*100= 66% de eficiência
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Isso significa que é possível aumentar a produtividade! Mas como?
Existem 4 aspectos principais que afetam a produtividade em uma organização:
Caso algum desses aspectos está debilitado, a eficiência da empresa vai cair. Imagine que um colaborador precisa do aval de um supervisor antes de comprar uma furadeira para sua equipe. O supervisor não atende o celular e demora 3 horas para responder a mensagem: é um problema de workflow que prejudica a produtividade.
Pense agora num jornal de bairro: só tem um computador, que trava o tempo todo por ser antigo. Isso é um problema de qualidade dos equipamentos/ infraestrutura que afeta a eficiência do jornalista para escrever seu texto.
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Isso pode ser feito por meio de um questionário, que faça perguntas para seus funcionários sobre os quatro aspectos apontados acima. Além disso, você pode ficar um dia ao lado deles e analisar como trabalham.
Os fatores externos são os mais difíceis de identificar. Um colaborador pode estar ineficiente pois está se divorciando e não consegue focar no trabalho. Talvez um fornecedor esteja atrasando entregas. Ou ainda, seu público-alvo está sem renda devido à crise econômica.
Alguns fatores externos estão além do seu controle, mas é possível controlar a maioria dos fatores de produtividade para um bom desempenho. Compra de novos equipamentos e treinamento de funcionários rendem bons frutos!
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